التقرير : هو نوع من الكتابة الوظيفية، يتضمن جمع قدر من الحقائق والمعلومات حول موضوع معين ، ويتضمن التقرير وصفاً لسير عمل ما أو مشروع ما، سواء أكان العمل في طور الإنشاء، أو كان عملا مكتملا، فيسجل فيه كل ما يهم القارئ حول ذلك العمل، ويصف كل ما يمكن أن يؤثر في طبيعة ذلك العمل، متضمنا تحليلا منطقيا أو اقتراحات أو توجيهات أو توصيات - إن أمكن- لمساعدة المسؤول في اتخاذ القرار المناسب بناء على ما ظهر لهم في ذلك التقرير، كما يعد التقرير انعكاساً لمدى تطبيق خطة العمل الخاصة لأي مشروع.
**أهمية كتابة التقرير:
لكتابة التقرير أهمية كبيرة في الميدان الوظيفي، و تلك الأهمية تكمن في الأسباب التالية:
1- وسيلة اتصال هامة داخل المنشآت.
2- يُعدمصدراً من مصادر المعلومات.
3- يُعد أداة مراقبة وتقييم للأعمال والأنشطة الموضوعة ضمن خطة العمل.
4- يوضّح المستجدات.
5- يمكن الإدارة من التعرف على وجهات نظر العاملون.
6- يساعد في التنسيق والتعاون والترابط بين الوحدات العاملة.
7- يمكِّن من إجراء التغييرات المناسبة في الوقت المناسب.
8- يعين في رسم صورة عن سير العمل ومدى نجاحه أو فشله، كما وتعكس وتفسِّر التقدم في العمل أو انعدامه. 9- يمّكن الإدارة من التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية.
10- توفير معلومات لازمة لصناعة القرار.
11- تساعد في التخطيط الفعَّال والإستراتيجي.
12- تستخدمالتقارير لإعلام المسؤولين بمشكلات ومقومات الأداء في العمل
13- تساعدالمدراء في اتخاذ القرارات لما توفره من معلومات .
14- وسيلة رقابية هامة لمعرفة ما تم إنجازه وما لميتم وعقبات التنفيذ.
** أنواع التقارير:
تنقسم التقارير إلى عدة أنواع فحسب زمن الإصدار يتم تقسيمها إلى:
1. تقارير دورية (يومية، أسبوعية، شهرية، ربعيه، نصف سنوية، سنوية).
2. تقارير غير دورية. (طارئة) أما من حيث محتوى التقرير وموضوعه فتنقسم أنواع التقارير إلى:
1. تقارير مالية ومحاسبية.
2. تقارير إدارية.( تقارير اللجان، العضوية، الكوادر الوظيفية)
3. تقارير الأنشطة وزيارات ميدانية.
4. تقارير الأعمال المنجزة.
5. تقارير المتابعة.
6. تقارير التقييم. ** وفي ما يلي ، تفاصيل أكثر حول التقارير السنوية وتقارير اللجان والتقارير المالية.
التقارير السنوية : ويغطي التقرير السنوي أموراً مثل :
o ما هو العمل الذي أنجزته المنظمة على امتداد السنة الماضية، بما في ذلك تقارير اللجان والتقارير المالية. o ماذا تخطِّط المنظمة له وماذا تزمع القيام به؟
o التحديات التي تواجهها المنظمة في تحقيقها خططها.
o ما هي خطط المنظمة المعدَّة للسنة التالية؟
تقارير اللجان :
يفوَّض أحد أعضاء لجنة ما، عادةً، بكتابة تقريرها.
§ تقارير اللجان عبارة عن تقارير عن التقدم المحقَّق، وهي تكتب على نحو متواتر أكثر من التقارير السنوية.
§ هي تقارير مقتضبة تشرح التقدم المحقَّق.
التقارير المالية ما ينبغي أن يذكر التقرير المالي:
§ كم من المال يوجد لدى المنظمة.
§ كم من المال أنفق خلال الشهر الماضي وكم أنفق قبلاً.
§ كم من المال يرد على منظمتك.
§ كيف سيكون عليه الوضع المالي خلال الأشهر القادمة.
ويجب أن يتُضمَّن التقرير السنوي تقريراً مالياً يشرح فيه للجمعية العامة للمنظمة الوضع المالي بحيث يعلم كل عضوٍ فيها كم من المال أنفق حتى اللحظة. أما من حيث الجهة التي يوجه لها التقرير فتنقسم إلى:
1. تقارير داخلية.
2. تقارير خارجية.
** خصائص التقرير الجيد ومحتوياته:
إن التقارير المكتوبة بشكل جيد تمكن القارئ من الوصول إلى المعلومة التي يريدها بسهولة وتمكنه من فهم التقرير، لذا فان التقرير الجيد يتمتع بالخصائص التالية:
· الوضوح:
ويتضمن ذلك:
1. وضوح الهدف من التقرير.
2. وضوح العرض وطريقة تناول الموضوع وذلك من خلال حسن اختيار الألفاظ والابتعاد عن المصطلحات المعقدة، ومراعاة مستوى قارئ التقرير.
3. أن يحتوي على المعلومات اللازمة لفهم الموضوع.
4. ذكر النقاط الرئيسية بوضوح بحيث لا تجعل القارئ يتكهن حتى يصل إلى الاستنتاجات.
· الإيجاز:
قدر الإمكان وعدم الإطالة مما قد يؤدى إلى التكرار أو ملل القارئ وعزوفه عن التقرير، ولكن بما لا يخل أيضاً بالتغطية الوافية المطلوبة لجوانب الموضوع، وان لا تحتوي على تفاصيل لا علاقة لها بالموضوع أو معلومات لا تهم القارئ.
· الموضوعية:
وعدم التحيز عند عرض الحقائق الخاصة بالموضوع أو النتائج والتوصيات بشأنه.
· الدقة:
سواء في عرض موضوع التقرير، أو عند جمع البيانات والمعلومات المتعلقة به والاعتماد على مصادر المعلومات الموثوق فيها ·
التسلسل المنطقي في عرض المعلومات:
من الضروري ترتيب وعرض التقرير بشكل منطقي منظم وان يكون مقسم إلى أقسام بحيث يسهل الوصول إلى أي معلومة وذلك من خلال:
1. التدرج عند عرض الموضوعات من البسيط إلى المعقد فالأكثر تعقيداً.
2. الترتيب الزمني للأحداث الواردة بالتقرير.
3. الترتيب المكاني، كلما أمكن ذلك.
** محتويات التقرير الجيد:
قد يختلف تصميم التقرير من تقرير لآخر ولكن هناك عناصر أساسية للتقرير التي لابد من تواجدها وهي كالتالي:
1. مقدمة:تعرف بموضوعالتقرير والهدف منه وحدوده والجهة الموجه إليها.
2. صلب التقرير: وتعرض فيه المعلومات والحقائق أو النتائج والانجازات أو المعوقات وتتضمن زمن الأحداث ومكانها إذا كان نوع التقرير يستدعي ذلك.
3. خاتمة: تلخص أفكار التقرير أو تبين رأي كاتبه بتجرد أو تتضمن توصيات أو مقترحات حول موضوع التقرير وأية خطط للفترة المقبلة.
4. مرفقات التقرير: " صور أو رسوم بيانية أو جداول أو نماذج .. الخ ".
** الأسئلة التي يطرحها معد التقرير على نفسه .. وهي على النحو التالي:
1. قبل أن تبدأالكتابة .. هل فكرت جيد بما أتيد أن تكتب ؟
2. ماذا يريد الطرف الآخر أو ماذا يريد أن يعرف؟
3. هل قدمت التقرير بوضوح ودقة ؟
4. هل حذفت من التقرير الكلمات والتعقيدات والتعبيرات غير الواضحة ؟
5. هل استخدمت الجمل القصيرة؟
6. هل يبدو التقرير مقنعا؟
7. هل جمعت المعلومات بشكل جيد ؟
8. هل المعلومات والبيانات كافية؟
-
.... مواضيع مشابهة أو ذات علاقة بالموضوع :
**أهمية كتابة التقرير:
لكتابة التقرير أهمية كبيرة في الميدان الوظيفي، و تلك الأهمية تكمن في الأسباب التالية:
1- وسيلة اتصال هامة داخل المنشآت.
2- يُعدمصدراً من مصادر المعلومات.
3- يُعد أداة مراقبة وتقييم للأعمال والأنشطة الموضوعة ضمن خطة العمل.
4- يوضّح المستجدات.
5- يمكن الإدارة من التعرف على وجهات نظر العاملون.
6- يساعد في التنسيق والتعاون والترابط بين الوحدات العاملة.
7- يمكِّن من إجراء التغييرات المناسبة في الوقت المناسب.
8- يعين في رسم صورة عن سير العمل ومدى نجاحه أو فشله، كما وتعكس وتفسِّر التقدم في العمل أو انعدامه. 9- يمّكن الإدارة من التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية.
10- توفير معلومات لازمة لصناعة القرار.
11- تساعد في التخطيط الفعَّال والإستراتيجي.
12- تستخدمالتقارير لإعلام المسؤولين بمشكلات ومقومات الأداء في العمل
13- تساعدالمدراء في اتخاذ القرارات لما توفره من معلومات .
14- وسيلة رقابية هامة لمعرفة ما تم إنجازه وما لميتم وعقبات التنفيذ.
** أنواع التقارير:
تنقسم التقارير إلى عدة أنواع فحسب زمن الإصدار يتم تقسيمها إلى:
1. تقارير دورية (يومية، أسبوعية، شهرية، ربعيه، نصف سنوية، سنوية).
2. تقارير غير دورية. (طارئة) أما من حيث محتوى التقرير وموضوعه فتنقسم أنواع التقارير إلى:
1. تقارير مالية ومحاسبية.
2. تقارير إدارية.( تقارير اللجان، العضوية، الكوادر الوظيفية)
3. تقارير الأنشطة وزيارات ميدانية.
4. تقارير الأعمال المنجزة.
5. تقارير المتابعة.
6. تقارير التقييم. ** وفي ما يلي ، تفاصيل أكثر حول التقارير السنوية وتقارير اللجان والتقارير المالية.
التقارير السنوية : ويغطي التقرير السنوي أموراً مثل :
o ما هو العمل الذي أنجزته المنظمة على امتداد السنة الماضية، بما في ذلك تقارير اللجان والتقارير المالية. o ماذا تخطِّط المنظمة له وماذا تزمع القيام به؟
o التحديات التي تواجهها المنظمة في تحقيقها خططها.
o ما هي خطط المنظمة المعدَّة للسنة التالية؟
تقارير اللجان :
يفوَّض أحد أعضاء لجنة ما، عادةً، بكتابة تقريرها.
§ تقارير اللجان عبارة عن تقارير عن التقدم المحقَّق، وهي تكتب على نحو متواتر أكثر من التقارير السنوية.
§ هي تقارير مقتضبة تشرح التقدم المحقَّق.
التقارير المالية ما ينبغي أن يذكر التقرير المالي:
§ كم من المال يوجد لدى المنظمة.
§ كم من المال أنفق خلال الشهر الماضي وكم أنفق قبلاً.
§ كم من المال يرد على منظمتك.
§ كيف سيكون عليه الوضع المالي خلال الأشهر القادمة.
ويجب أن يتُضمَّن التقرير السنوي تقريراً مالياً يشرح فيه للجمعية العامة للمنظمة الوضع المالي بحيث يعلم كل عضوٍ فيها كم من المال أنفق حتى اللحظة. أما من حيث الجهة التي يوجه لها التقرير فتنقسم إلى:
1. تقارير داخلية.
2. تقارير خارجية.
** خصائص التقرير الجيد ومحتوياته:
إن التقارير المكتوبة بشكل جيد تمكن القارئ من الوصول إلى المعلومة التي يريدها بسهولة وتمكنه من فهم التقرير، لذا فان التقرير الجيد يتمتع بالخصائص التالية:
· الوضوح:
ويتضمن ذلك:
1. وضوح الهدف من التقرير.
2. وضوح العرض وطريقة تناول الموضوع وذلك من خلال حسن اختيار الألفاظ والابتعاد عن المصطلحات المعقدة، ومراعاة مستوى قارئ التقرير.
3. أن يحتوي على المعلومات اللازمة لفهم الموضوع.
4. ذكر النقاط الرئيسية بوضوح بحيث لا تجعل القارئ يتكهن حتى يصل إلى الاستنتاجات.
· الإيجاز:
قدر الإمكان وعدم الإطالة مما قد يؤدى إلى التكرار أو ملل القارئ وعزوفه عن التقرير، ولكن بما لا يخل أيضاً بالتغطية الوافية المطلوبة لجوانب الموضوع، وان لا تحتوي على تفاصيل لا علاقة لها بالموضوع أو معلومات لا تهم القارئ.
· الموضوعية:
وعدم التحيز عند عرض الحقائق الخاصة بالموضوع أو النتائج والتوصيات بشأنه.
· الدقة:
سواء في عرض موضوع التقرير، أو عند جمع البيانات والمعلومات المتعلقة به والاعتماد على مصادر المعلومات الموثوق فيها ·
التسلسل المنطقي في عرض المعلومات:
من الضروري ترتيب وعرض التقرير بشكل منطقي منظم وان يكون مقسم إلى أقسام بحيث يسهل الوصول إلى أي معلومة وذلك من خلال:
1. التدرج عند عرض الموضوعات من البسيط إلى المعقد فالأكثر تعقيداً.
2. الترتيب الزمني للأحداث الواردة بالتقرير.
3. الترتيب المكاني، كلما أمكن ذلك.
** محتويات التقرير الجيد:
قد يختلف تصميم التقرير من تقرير لآخر ولكن هناك عناصر أساسية للتقرير التي لابد من تواجدها وهي كالتالي:
1. مقدمة:تعرف بموضوعالتقرير والهدف منه وحدوده والجهة الموجه إليها.
2. صلب التقرير: وتعرض فيه المعلومات والحقائق أو النتائج والانجازات أو المعوقات وتتضمن زمن الأحداث ومكانها إذا كان نوع التقرير يستدعي ذلك.
3. خاتمة: تلخص أفكار التقرير أو تبين رأي كاتبه بتجرد أو تتضمن توصيات أو مقترحات حول موضوع التقرير وأية خطط للفترة المقبلة.
4. مرفقات التقرير: " صور أو رسوم بيانية أو جداول أو نماذج .. الخ ".
** الأسئلة التي يطرحها معد التقرير على نفسه .. وهي على النحو التالي:
1. قبل أن تبدأالكتابة .. هل فكرت جيد بما أتيد أن تكتب ؟
2. ماذا يريد الطرف الآخر أو ماذا يريد أن يعرف؟
3. هل قدمت التقرير بوضوح ودقة ؟
4. هل حذفت من التقرير الكلمات والتعقيدات والتعبيرات غير الواضحة ؟
5. هل استخدمت الجمل القصيرة؟
6. هل يبدو التقرير مقنعا؟
7. هل جمعت المعلومات بشكل جيد ؟
8. هل المعلومات والبيانات كافية؟
-
.... مواضيع مشابهة أو ذات علاقة بالموضوع :
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق
أهلا بك ،
أشكر لك إطلاعك على الموضوع و أن رغبت في التعليق ،
فأرجو أن تضع إسمك ولو حتى إسما مستعارا للرد عليه عند تعدد التعليقات
كما أرجو أن نراعي أخلاقيات المسلم;حتى لانضطر لحذف التعليق
تقبل أطيب تحية
ملاحظة: يمنع منعا باتا وضع أية : روابط - إعلانات -أرقام هواتف
وسيتم الحذف فورا ..