تعريف التقرير : يعرّف التقرير على أنّه إحدى وسائل الاتصال الفعال المستخدمة بين وحدات النشاط في التخصصات المختلفة، وهذه الوسيلة عبارة عن عرض مكتوب يضم
مجموعة من البيانات الخاصة المتعلقة بموضوع ما ويشمل اقتراحات وتوصيات تتناسب مع نتائج التحليل.
خطوات كتابة التقرير :
تكون خطوات إعداد تقرير البحث كالآتي:
- تحديد الغاية من كتابة التقرير بالإحاطة بطبيعة البحث، والجهة التي يتم إعداد التقرير لها.
- التحضير للإعداد، حيث ترتبط هذه العملية بهدف التقرير وطبيعته، ويتم في هذه المرحلة تحديد خصائص البحث، وتحديد مصادر البيانات والمعلومات، ثمّ تحديد خطة الإعداد بوضع التصور الزمني، أما أهم العناصر التي يتم التحضير لها بهدف إعداد التقرير فهي: تحضير الفريق ويضم ذلك الموارد البشرية، وتوزيع المهام على الأعضاء، وتحديد رئيس الفريق والمنسق. تحديد خصائص التقرير المطلوب، ويشمل ذلك طلبات الجهة التي يعد التقرير لها، بما فيها تحديد نوع الخط، وعدد الصفحات، والهوامش، وحجم التقرير.
- تحديد المراجع والمصادر التي سيتم أخذ المعلومات والبيانات منها.
- أخيرًا يتم تحديد الخطة المتبعة في الإعداد، وذلك بقيام فريق العمل بوضع تصور زمني يشمل خطوات الإعداد، ويأخذ في تصوره الفترة الكلية التي يجب أن يتم إنجاز التقرير فيها.
البدء بإعداد تقرير البحث، فيهتم الكاتب بشكل التقرير من حيث نوع الخط وحجمه، كما يهتم بمضمون البحث فيتأكد من أنّ العناوين الفرعية والرئيسية مترابطة، ويتأكد من احتواء التقرير على كافة العناصر الرئيسية كمتن التقرير، والمقدمة، والمراجع وغيرها، ومن العناصر التي يجب أخذها بعين لاعتبار في هذه النقطة ما يأتي:
من حيث شكل التقرير:
يجب استخدام نمط محدد في الكتابة، واستخدام اللون النمط الأسود الثقيل في كتابة العناوين الرئيسية والملاحق، وإعطاء معد التقرير رقم خاص بكل قسم من أقسام التقرير ليستطيع الرجوع إليه عند مراجعة التقرير أو مناقشته، وتحضير جدول محتويات، وقوائم تحضيرية، وترقيم صفحات التقرير كلها تسلسلياً على أن يكون الرقم متوسط للصفحة من أسفلها في حال كان التقرير مكتوباً باللغة العربية، ويفضل إدراج الصور كبيرة الحجم نسبياً في الملاحق منعاً من تأثيرها في سلامة التقرير وتركيبه.
من حيث مضمون التقرير:
يجب على فريق الإعداد التأكد من الترابط بين العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية، وبين العناوين والشرح والتفتصيل التي تندرج ضمنها، ثمّ التأكد وجود عناصر التقرير الرئيسية كالمقدمة ومتن التقرير وغيرها، وإدراج الأشكال التوضيحية والصور التي تثري التقرير وتسهل تثبيت المعلومة، ومراجعة التقرير للتأكد من وجود انسجام بين الاستنتاجات والتوصيات مع النتائج التي تم التوصل لها، ثمّ ربط هذه التوصيات بأهداف إعداد التقرير، ومن المهم أخيراً عرض المراجع التي تم الأخذ منها بشكل واضح وتفصيلي بوضعها ضمن قائمة مراجع كمرفق للتقرير تحضير مسودة التقرير بعد الانتهاء من كتابة كافة أقسام التقرير ثمّ تجميعها ومراجعتها لغوياً وفنياً، ويتم إعداد الغلاف، وصفحة المراجع والملاحق، وصفحة العنوان، فهذه الأجزاء تترك للمراجل النهائية من إعداد التقرير حيث إنّها لا تحتوي على العديد من الأجزاء.
تحضير النسخة النهائية من التقرير بعد مراجعته من قبل الجهة المُعدة له كمجلس الإدراة أو من قبل جهة التمويل، فيتم أخذ الملاحظات وإيصالها إلى فريق الإعداد الذي يقوم بمراجعة هذه الملاحظات وتنفيذها وتعديل اللازم، وبعد الانتهاء من ذلك تضاف الأجزاء المتبقية كالملاحق والمراجع فيصبح التقرير كاملاً وجاهزاً لتقديمه للجهة المعنية. أنواع التقارير للتقارير عدة أنواع حسب الوظيفة التي تخدمها وهي:
التقارير القصيرة.
التقارير العلمية.
التقارير الإدارية.
التقارير الهندسية.
التقارير البحثية.
المراجع :
↑ د. محمد بن علي شيبان العامري، "إعداد و كتابة التقارير" .
موسوعة تعلم معنا مهارات النجاح .
↑ مركز تطوير المؤسسات الأهلية الفلسطيني (2015)، دليل كتابة التقارير (الطبعة الثالثة والثلاثون)، رام الله: مركز تطوير المؤسسات الأهلية الفلسطينية، صفحة 16-17. بتصرّف.
كتب بواسطة : مريم العريني
------------
من مصدر آخر :
يعرّف التقرير على أنّه : عرض مختصر لمجموعة من المعلومات والبيانات التي تتعلّق بقضيّة معيّنة، بالإضافة إلى كتابة معلومات وحقائق جديدة ومقترحات وتوصيات تخدم القضية التي تمّ طرحها، ويقوم على توضيح وشرح المزايا والعيوب الخاصة بالقضية قيد الدراسة، وعلى كاتب التقرير مراعاة استخدام الصفة والطريقة الرسمية عند كتابته لتقرير.
للتقرير أهميّة كبيرة يقدمها للقارئ، وتكمن هذه الأهمية في انه يعطي القارئ فكرة واضحة ومبسّطة عن القضية قيد البحث أو عن الموضوع الذي يتحدث عنه، ويعدّ بمثابة وسيلة مهمّة تعمل على مساعدته في التقييم والدراسة والتخطيط للمستقبل البعيد.
فوائد التقرير :
لكتابة التقرير فوائد عديدة تعود على الكاتب وهي:
- يمثّل التقرير المجهود الكبير الذي قام به الكاتب أثناء عملية الكتابة.
- يتمكن الكاتب من خلال التقرير معرفة مدى تحقيق الأهداف التي وضعت من أجله. قدرة الكاتب على تقييم الفائدة التي حقّقتها الطرق والوسائل المستخدمة في كتابته، بالإضافة إلى قدرته على تقييم النتائج التي تمّ التوصل لها.
-معرفة نقاط الضعف والقوة في القضية التي تمّ طرحها، والاستفادة منها وتصحيحها في المستقبل.
-الغاية من كتابة التقرير عند كتابة التقرير يوجد العديد من الأشياء التي تدفع الكاتب لكتابته وهي: -يعدّ بمثابة صورة لنقل الواقع والحقائق كما هي دون حدوث أيّ تغيير أو حذف في هذه المعلومات.
-له دور كبير في تقديم الإرشاد والنصح للقارئين، والحصول على الفائدة في المجالات والقضايا التي يتمّ طرحها في هذه التقارير.
-يعدّ وسيلة سهلة لتوصيل المعلومات والأفكار للقارئين، والعمل على إقناعهم بالأفكار الصحيحة والتي تمكّنهم من اتّخاذ قرارات مهمة في حياتهم. خطوات كتابة التقرير عند القيام بكتابته يجب على الكاتب أن يقوم بالعديد من الخطوات لكي يستطيع كتابة تقرير ناجح وخالٍ من الأخطاء وهي:
-الإيجاز عند كتابة المعلومات الضرورية والمهمّة للتقرير.
-كتابة العنوان بطريقة واضحة من أجل توصيل الفكرة الرئيسة للموضوع.
-العمل على المراجعة الدورية للتقسيمات التي تمّ وضعها بشكل مبدئي في التقرير، وإجراء أي تعديل مطلوب عند ملاحظة أي خلل في هذه التقسيمات.
-ترتيب التقسيمات بشكل متسلسل، ووضع رقم لكلّ تقسيم، من أجل تسهيل مناقشتها عند الحاجة لذلك. -الإطلاع بشكل دقيق على جميع المعلومات التي تم جمعها في التقرير، والعمل على حذف أيّ فكرة أو معلومة لا تخدمه، وإضافة أي معلومة جديدة وتؤدي إلى إضافة شيء جديد ومهم عليه. يجب ترتيب المعلومات في كل قسم من الأقسام بطريقة منظمة، من أجل تسهيل قراءتها من قبل القارئ.
-كتابة الخلاصة بطريقة مختصرة وواضحة، وتضمينها بأي مقترح أو فكرة من قبل الكاتب ونابعة من تجاربه ومعلوماته. للكاتب خيار إضافة بعض الصور والجمل التي لها علاقة بالموضوع، وتقوم بمهمّة تسهيل فهم الموضوع من قبل القارئ.
-----------
مصدر ثالث :
التقرير ،،
تعريف التقرير
يُعدْ التّقرير وسيلة منْ وسائل الاتّصال، والغرَض من التّقارِير هي مُحاولِة توضّيح صُورة مُعيّنة في موضوع مُعيّن لشخِص يهمُه الأمر، ويكون التّقرير عِبارة عنْ : مُستنَد كِتابِي، الغرَض منهُ نقِل المَعلومات وإظهَار الحقائِق منْ أجلْ تقديم أفكَار جديدة أو اقترَاحات وتوصِيّات، والتّقارير شمَلت كافِة مَناحِي الحياة، فهُناك التّقارِير الإداريّة، والتّقارير العِلميّة، والتّقارير الطّبية، والتّقارير الفنيّة، وغيرهم الكثير. كل التّقارير تصِفْ حالة مُعيّنة، وتجتمِع كلها بأنّ لها نفسْ البّنيّة ونفْس الخصائِص، ولكنْ كل واحدة منها تُوضّح أمراً مُختلِفاً.
أهمية التقرير :
تبرُز أهميّة التّقارير عند وجود اتّصال بين الأشخاص في الأماكِن الأخرى، فمثلاً التّقارير تُمثِل وسيلة اتّصال بين مُهندِس في الميدان ومديرُه في مقرْ الشّركة، ويكون المُدير على دِرايّة بكل مُجريّات العمَل منْ خلال التّقارير التي تُرسَل له، ومنْ هنا تبرُز أهمية التّقارير في الحياة. تعريف التّقرير هو مُستنَد يُوضِّح موقِفاً أو تصّوراً اجتماعِيّاً، أو اقتصادِيّاً، أو ثقافِيّاً، ويتّم فيه توضِيح الموقِف، وإبراز إيجابياتُه وسلبياتُه، ويُمكِن عرض وجْهات النّظَر والأفكار في هذا المُستنَد.
كيفيّة كتابة التّقرير:
هناك عدّة خُطوات يجب اتّباعِها لإعداد التّقرير بطريقة صحيحة، وبنية مُتكامِلة، كي يظهر بأسلوب راقٍ، وهي:
جمع وتنظيم المعلومات، بحيثُ تكون معلومَات دقيقة، ويتم تجميعَهَا بشكِل كامِل.
تحديد الأفكار الرّئيسة والفِرعيّة كي يُسّهل على القارئ فهِم التّقرير.
كتابِة المُسودّة الأولى للتّقرير للقِيام بالتّعديلات المُناسِبة بعد الانتهاء من تحضيره.
إعادة كِتابة المُسودّة لتظهَر بالشّكِل النّهائِي.
قِياس قابليّة التّقرير للقراءة والفَهِم وعدم وجود خلَل في الأفكار. ا
لتدّقيق ومُراجعة الكلمات، والتأكُد منْ أنّ الكِتابة صحيحة، والعناوين مُناسِبة للفقرَات. تصحيح الطّباعة، إذ لا بُدّ من مُراعاة الطّباعة بشكِل جيد وواضِح كي يتسّنى للقارِئ الفَهِم الكامِل للتّقرير.
مَراحِل كتابة التّقرير :
تعتمد كتابة التقدير الجيّد على مراحل أساسية، وهي:
- مرحلة الإعدَاد : تكُون في هذه المَرحلَة لتحديد الإطّار العامْ للتّقرير، وتحديد الموضُوع والمجال الذي سيُغطّيه، وأيضاً معرِفة الهدَف منْ كتابة التّقرير وما يُمكِن أنْ يتحقّق من ورائه، ولا بُدّ منْ تحديد الجِهة أو الشّخص التي سيُقدّم لها التّقرير ومدى الحاجة له، ويجِبْ تحديد الاستخدامَات المُتوقّعة منْ كِتابة التّقرير، وأخيراً، تحديد معلومات التّقرير والبِدء بترتيب أفكارِها.
-مرحِلة التّنظيم ويتّم في هذه المرحلة تصميم وتحديد الأفكَار الرّئيسة، ووضع العناوين الرّئيسة والفرّعِية المُناسِبة لفقرات التّقرير، بحيث تكون الفقرات مُنظّمة ومُتسّلسِلة مَنطقِياً، ولا بُد من الانتِباه للهيكَل العام للتّقرير، فيجب أنْ يحتوي على البِدايّة، والعرض، والخاتِمة.
-مرحِلة الكتابة وهي أهم مرحلة، ويتّم فيها كِتابة التّقرير، ومنْ الأفضَل أنْ يتّم كتابتُه على شكِل مُسودّة ومُراجعتُه قبل أنّ يتّم إرسالُه، ويجب أثناء الكِتابة الاهتِمام بقواعِد اللغة وأساليب الكتابّة، ولا بُدّ أنْ يكون التّقرير واضِحاً ومُلخَصّاً وكامِلاً، وأنْ يكون أسلوب الكتابة مُناسِباً للقارِئ.
- مرحلة المُراجِعة يجب مُراجِعة التّقرير والتّأكُد من سلامة الكتابة وسلامِة البّنيّة واللُغة، ووضح النّص، وأنّ تنظيم التّقرير منطقِي، والأفكار فيه مُتسلسِلة بشكل يُفهمُه القارئ. خصائصْ التّقرير الجيّد لا بُدّ من توفر بعض الخصائِص كي نحصُل على تقريرٍ جيّدٍ، منها:
- أنْ يكون التّقرير ذا هدف: فلا يُمكِن كتابة تقرير دون وجُود أيْ غرضْ منْ كتابتُه، أو يُوجِد به معلومات مُكرّرة، أو يحتوي على آراء تمّ رفضِها مُسبَقاً.
-أنْ يكون التّقرير مُوجِزاً: حيث إنّ إيجازُه لا يكون على حِساب الإخْلال بالموضوع، لأنّ موضوع التّقرير يجب أنْ يكون شامِلاً وكامِلاً وواضِحاً.
-التأكّد من التّوثيق، ودعِم موضوع التّقرير بمُعطيّات حقيقيّة وغير مُتحيّزَة؛ لتّمكِين القارِئ منْ اتّخاذ قرارات موضوعيّة وغير مُتحيّزَة.
-لا بُدّ منْ كتابة التّاريخ في التّقرير لمعرِفة المُدّة الزّمنيّة التي يُغطِيها.
- أنّ يحتوي التّقرير على توصِيّات واقتراحَات بما يُمكِن عملُه، والإجراءات الواجِب اتخاذِها، وهذه منْ الأمور المُهّمة التي تجعل كاتِب التّقرير يُشارِك في رأيه. أنّ يحتوي التّقرير على توضِيحات:
مثل الخرائِط، أو الرُسُوم البيانيّة التوضّيحية؛ لأنّه يُقال الصُورة أفضل من ألفِ كلِمة.
- البُعدْ الزّمنِي: وهي الفترة التي يُغطِيها التّقرير ووقتْ عرض التّقرير، فكُلّما كان وقت العَرْض قريباً منْ نِهاية فترة التّغطِيّة كانت الفائِدة أكبر لإمكانيّة الانتِفَاع بالتّقارِير في عمليات التّخطِيط للمُستقبَل.
- الشُموليّة: أي يجِب على التّقرير أنْ يُغطِي كافِة جوانب الموضوع دونَ أنْ يُنقصُه شيء، لتوصِيل الفِكرَة بشكِل جيّد للقارِئ، ويكون التّقرير مُحتويّاً على كافِة الأسئِلة التي قد تدُور في ذِهِنْ القارِئ.
- الدّقَة: بحيث يجب أنْ يحتوي التّقرير على بيانات ومعلومات دقيقة لا يشوبَها الشّكْ، وهذا عامِل أساسِي لكِتابة التّقرير، ويجب أنْ تكون البيانات صحيحَة وقابِلة للتّصدِيق من قِبل القارِئ، لذلك لا بُد لكاتِب التّقرير الإشارة إلى مصدَر المعلومات في التّقرير؛ كي يكسَب ثِقة القارِئ، ويكون مُعتمِداً على التّقرير في اتّخاذْ القرارات.
- الحجِم المُناسِب: بحيثُ لا يكون التّقرير طويلاً جِدّاً ومُمِّلاً، أو قصيراً جدّاً ولا يشرح جوانِب الموضوع بشكِل كامِل، لا بُد أنْ يكون حجِم التّقرير بحسب الموضوع وأهميتُه، ولا بُدّ من التركيز على الاختِصار والإسْهَاب دون الإخْلال بالفهِم العامْ للتّقرير.
- الإقنَاع: إنّ التّقرير الجيّد هو التّقرير القادِر على الإقناع بالرّأي أو التّوصِيّة المكتوبة فيه، وتُساعِد كفاءة الكاتِب، وقُدرتُه على التّحليل والاستنتاج، وعرضْ الأفكار بطريقَة سَلِسَة على جعل التّقرير مُقنِعاً.
- العَرْض: أسلوب العَرْض الذي تمّ به التّقرير يُساعِد على الحُكم المُباشِر بمدى جودِة التّقرير، ناهِيكَ عنْ تسهِيل المَهَمّة على القارِئ، ولا شكّ أنّ ترتِيب الأفكار بشكِل منطِقِي، ووجود عناوين رئيسة وفرعيّة، وطُرُق ثابِتة للتّرقيم، واستخدَام وسائل إيضَاح جيّدة، كل هذا من شأنِه أن يرفَع من كفاءة وأسلوب عرضْ التقرير. -الموضوعيّة: فلا يجب أنْ تطغَى المُؤثّرات الشّخصيّة على موضوع التّقرير كي لا يُصبح ضعيفاً ولا يُؤخذ به، ولا يجب أنْ نسمَح لمواقَفَنا وآرائنا الشّخصية بأنّ تُحدّد شكل المعلومات التي نعرِضُها.
الهدَف منْ التّقرير غالباً يكون الهدَف منْ التّقرير هو نقِل المعلومات، ويستخدِم كوسيلة لتقديم التّوصِيات والاقتراحَات، وللتّقرير أسلوب مُعيّن في الكتابة، لذلك يجب أنْ يتوفّر في التّقرير الوضُوح، وأنْ يكون سَهلاً ويُمكِن فهمِه واستيعابُه، وأنْ يكون مُوجزاً، ويوضِّح الغرض من كتابتِه باختِصار، وأن يكون كامِلاً؛ أيْ يُغطِّي كافّة جوانِب الموضوع المكتوب، وأنْ يكون دقِيقاً بمعنى أن يحتِوي على معلومات صحيحَة وحقيقيّة.
فلا يُمكن أنْ يكون التّقرير بلا هدف، لِما كان ذا أهميّة كبيرة في حياتِنا اليوم، ويهدِف التّقرير إلى إعلام الغيْر بحالَة أو معلومَة، ويُمكِن منْ خلال التّقرير تحريك سلوك شَخصْ مُعيّن عن طريق إقناعُه بشيء مُعيّن، مثلاً تقرير طِبيّ يُقنِع المستشفى بسُرعة إجراء عمليّة جِراحية لشخِص ما. كما يهدِفْ التّقرير إلى عرض نتائِج بحث أو دِراسة لموضوع مُعيّن، أو مُشكِلة مُعيّنة يستفيد منها الآخرين.
أهميّة التّقرير :
تبرُز أهميّة التّقرير منْ أنه وسيلة اتصال جيّدة، ويُفيد في التّوثِيق وتسجيل الأحدَاث والوقائع والمعلومات، والتي يُمكِن الرُجوع إليها والاستِفادة منها.
والتّقارِير من أكثر الوسائل التي تُساعِد على فهِم واستِيعاب المعلومات والحقائِق؛ لأنّه ذو بِنيّة مُعتدِلة بخَلاف باقي أساليب الاتصّال، وتتضّح أهميّة التّقرير من النمو الذي لاقاه في كثير منْ العمليّات في مجال الأعمال والتّعليم.
وبما أنّ التّقارير تحتوي على معلومات واقتِراحات أو توصِيّات، فهي قد تُفيد في إجراء تغيّرات في بعض الإجراءات، أو السّياسّات لشرِكة، أو مؤسسة، وتُوضِّح أماكن الخَلَل فيها.
والتّقارير تُعطِي تنبيه بالحاجَات النّاقِصة والتي لا بُدّ من وجُودها، سواء كان التّقرير إدارِيّاً، أو طِبيّاً، أو غيره. ويُمكن جعلْ التّقارير مِقياساً لمدى الإنجاز، وتطبِيق معايير الأداء، حيثْ إنّ التّقارير تُشكّل نوع منْ الرّقابة خاصّة في الأعمال الإداريّة، وتُفِيد في معرِفة حجم الجُهْد المبذول، ومدى تحقُق الهدف في أمرٍ ما، ومنْ خلال التّقارير يُمكِن معرِفة السّلبيات والإيجابيّات، ونِقاط الضّعْف والقُوة، والاستِفادة منها مُستقبليّاً.
-
.... مواضيع مشابهة أو ذات علاقة بالموضوع :
مجموعة من البيانات الخاصة المتعلقة بموضوع ما ويشمل اقتراحات وتوصيات تتناسب مع نتائج التحليل.
خطوات كتابة التقرير :
تكون خطوات إعداد تقرير البحث كالآتي:
- تحديد الغاية من كتابة التقرير بالإحاطة بطبيعة البحث، والجهة التي يتم إعداد التقرير لها.
- التحضير للإعداد، حيث ترتبط هذه العملية بهدف التقرير وطبيعته، ويتم في هذه المرحلة تحديد خصائص البحث، وتحديد مصادر البيانات والمعلومات، ثمّ تحديد خطة الإعداد بوضع التصور الزمني، أما أهم العناصر التي يتم التحضير لها بهدف إعداد التقرير فهي: تحضير الفريق ويضم ذلك الموارد البشرية، وتوزيع المهام على الأعضاء، وتحديد رئيس الفريق والمنسق. تحديد خصائص التقرير المطلوب، ويشمل ذلك طلبات الجهة التي يعد التقرير لها، بما فيها تحديد نوع الخط، وعدد الصفحات، والهوامش، وحجم التقرير.
- تحديد المراجع والمصادر التي سيتم أخذ المعلومات والبيانات منها.
- أخيرًا يتم تحديد الخطة المتبعة في الإعداد، وذلك بقيام فريق العمل بوضع تصور زمني يشمل خطوات الإعداد، ويأخذ في تصوره الفترة الكلية التي يجب أن يتم إنجاز التقرير فيها.
البدء بإعداد تقرير البحث، فيهتم الكاتب بشكل التقرير من حيث نوع الخط وحجمه، كما يهتم بمضمون البحث فيتأكد من أنّ العناوين الفرعية والرئيسية مترابطة، ويتأكد من احتواء التقرير على كافة العناصر الرئيسية كمتن التقرير، والمقدمة، والمراجع وغيرها، ومن العناصر التي يجب أخذها بعين لاعتبار في هذه النقطة ما يأتي:
من حيث شكل التقرير:
يجب استخدام نمط محدد في الكتابة، واستخدام اللون النمط الأسود الثقيل في كتابة العناوين الرئيسية والملاحق، وإعطاء معد التقرير رقم خاص بكل قسم من أقسام التقرير ليستطيع الرجوع إليه عند مراجعة التقرير أو مناقشته، وتحضير جدول محتويات، وقوائم تحضيرية، وترقيم صفحات التقرير كلها تسلسلياً على أن يكون الرقم متوسط للصفحة من أسفلها في حال كان التقرير مكتوباً باللغة العربية، ويفضل إدراج الصور كبيرة الحجم نسبياً في الملاحق منعاً من تأثيرها في سلامة التقرير وتركيبه.
من حيث مضمون التقرير:
يجب على فريق الإعداد التأكد من الترابط بين العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية، وبين العناوين والشرح والتفتصيل التي تندرج ضمنها، ثمّ التأكد وجود عناصر التقرير الرئيسية كالمقدمة ومتن التقرير وغيرها، وإدراج الأشكال التوضيحية والصور التي تثري التقرير وتسهل تثبيت المعلومة، ومراجعة التقرير للتأكد من وجود انسجام بين الاستنتاجات والتوصيات مع النتائج التي تم التوصل لها، ثمّ ربط هذه التوصيات بأهداف إعداد التقرير، ومن المهم أخيراً عرض المراجع التي تم الأخذ منها بشكل واضح وتفصيلي بوضعها ضمن قائمة مراجع كمرفق للتقرير تحضير مسودة التقرير بعد الانتهاء من كتابة كافة أقسام التقرير ثمّ تجميعها ومراجعتها لغوياً وفنياً، ويتم إعداد الغلاف، وصفحة المراجع والملاحق، وصفحة العنوان، فهذه الأجزاء تترك للمراجل النهائية من إعداد التقرير حيث إنّها لا تحتوي على العديد من الأجزاء.
تحضير النسخة النهائية من التقرير بعد مراجعته من قبل الجهة المُعدة له كمجلس الإدراة أو من قبل جهة التمويل، فيتم أخذ الملاحظات وإيصالها إلى فريق الإعداد الذي يقوم بمراجعة هذه الملاحظات وتنفيذها وتعديل اللازم، وبعد الانتهاء من ذلك تضاف الأجزاء المتبقية كالملاحق والمراجع فيصبح التقرير كاملاً وجاهزاً لتقديمه للجهة المعنية. أنواع التقارير للتقارير عدة أنواع حسب الوظيفة التي تخدمها وهي:
التقارير القصيرة.
التقارير العلمية.
التقارير الإدارية.
التقارير الهندسية.
التقارير البحثية.
المراجع :
↑ د. محمد بن علي شيبان العامري، "إعداد و كتابة التقارير" .
موسوعة تعلم معنا مهارات النجاح .
↑ مركز تطوير المؤسسات الأهلية الفلسطيني (2015)، دليل كتابة التقارير (الطبعة الثالثة والثلاثون)، رام الله: مركز تطوير المؤسسات الأهلية الفلسطينية، صفحة 16-17. بتصرّف.
كتب بواسطة : مريم العريني
------------
من مصدر آخر :
يعرّف التقرير على أنّه : عرض مختصر لمجموعة من المعلومات والبيانات التي تتعلّق بقضيّة معيّنة، بالإضافة إلى كتابة معلومات وحقائق جديدة ومقترحات وتوصيات تخدم القضية التي تمّ طرحها، ويقوم على توضيح وشرح المزايا والعيوب الخاصة بالقضية قيد الدراسة، وعلى كاتب التقرير مراعاة استخدام الصفة والطريقة الرسمية عند كتابته لتقرير.
للتقرير أهميّة كبيرة يقدمها للقارئ، وتكمن هذه الأهمية في انه يعطي القارئ فكرة واضحة ومبسّطة عن القضية قيد البحث أو عن الموضوع الذي يتحدث عنه، ويعدّ بمثابة وسيلة مهمّة تعمل على مساعدته في التقييم والدراسة والتخطيط للمستقبل البعيد.
فوائد التقرير :
لكتابة التقرير فوائد عديدة تعود على الكاتب وهي:
- يمثّل التقرير المجهود الكبير الذي قام به الكاتب أثناء عملية الكتابة.
- يتمكن الكاتب من خلال التقرير معرفة مدى تحقيق الأهداف التي وضعت من أجله. قدرة الكاتب على تقييم الفائدة التي حقّقتها الطرق والوسائل المستخدمة في كتابته، بالإضافة إلى قدرته على تقييم النتائج التي تمّ التوصل لها.
-معرفة نقاط الضعف والقوة في القضية التي تمّ طرحها، والاستفادة منها وتصحيحها في المستقبل.
-الغاية من كتابة التقرير عند كتابة التقرير يوجد العديد من الأشياء التي تدفع الكاتب لكتابته وهي: -يعدّ بمثابة صورة لنقل الواقع والحقائق كما هي دون حدوث أيّ تغيير أو حذف في هذه المعلومات.
-له دور كبير في تقديم الإرشاد والنصح للقارئين، والحصول على الفائدة في المجالات والقضايا التي يتمّ طرحها في هذه التقارير.
-يعدّ وسيلة سهلة لتوصيل المعلومات والأفكار للقارئين، والعمل على إقناعهم بالأفكار الصحيحة والتي تمكّنهم من اتّخاذ قرارات مهمة في حياتهم. خطوات كتابة التقرير عند القيام بكتابته يجب على الكاتب أن يقوم بالعديد من الخطوات لكي يستطيع كتابة تقرير ناجح وخالٍ من الأخطاء وهي:
-الإيجاز عند كتابة المعلومات الضرورية والمهمّة للتقرير.
-كتابة العنوان بطريقة واضحة من أجل توصيل الفكرة الرئيسة للموضوع.
-العمل على المراجعة الدورية للتقسيمات التي تمّ وضعها بشكل مبدئي في التقرير، وإجراء أي تعديل مطلوب عند ملاحظة أي خلل في هذه التقسيمات.
-ترتيب التقسيمات بشكل متسلسل، ووضع رقم لكلّ تقسيم، من أجل تسهيل مناقشتها عند الحاجة لذلك. -الإطلاع بشكل دقيق على جميع المعلومات التي تم جمعها في التقرير، والعمل على حذف أيّ فكرة أو معلومة لا تخدمه، وإضافة أي معلومة جديدة وتؤدي إلى إضافة شيء جديد ومهم عليه. يجب ترتيب المعلومات في كل قسم من الأقسام بطريقة منظمة، من أجل تسهيل قراءتها من قبل القارئ.
-كتابة الخلاصة بطريقة مختصرة وواضحة، وتضمينها بأي مقترح أو فكرة من قبل الكاتب ونابعة من تجاربه ومعلوماته. للكاتب خيار إضافة بعض الصور والجمل التي لها علاقة بالموضوع، وتقوم بمهمّة تسهيل فهم الموضوع من قبل القارئ.
-----------
مصدر ثالث :
التقرير ،،
تعريف التقرير
يُعدْ التّقرير وسيلة منْ وسائل الاتّصال، والغرَض من التّقارِير هي مُحاولِة توضّيح صُورة مُعيّنة في موضوع مُعيّن لشخِص يهمُه الأمر، ويكون التّقرير عِبارة عنْ : مُستنَد كِتابِي، الغرَض منهُ نقِل المَعلومات وإظهَار الحقائِق منْ أجلْ تقديم أفكَار جديدة أو اقترَاحات وتوصِيّات، والتّقارير شمَلت كافِة مَناحِي الحياة، فهُناك التّقارِير الإداريّة، والتّقارير العِلميّة، والتّقارير الطّبية، والتّقارير الفنيّة، وغيرهم الكثير. كل التّقارير تصِفْ حالة مُعيّنة، وتجتمِع كلها بأنّ لها نفسْ البّنيّة ونفْس الخصائِص، ولكنْ كل واحدة منها تُوضّح أمراً مُختلِفاً.
أهمية التقرير :
تبرُز أهميّة التّقارير عند وجود اتّصال بين الأشخاص في الأماكِن الأخرى، فمثلاً التّقارير تُمثِل وسيلة اتّصال بين مُهندِس في الميدان ومديرُه في مقرْ الشّركة، ويكون المُدير على دِرايّة بكل مُجريّات العمَل منْ خلال التّقارير التي تُرسَل له، ومنْ هنا تبرُز أهمية التّقارير في الحياة. تعريف التّقرير هو مُستنَد يُوضِّح موقِفاً أو تصّوراً اجتماعِيّاً، أو اقتصادِيّاً، أو ثقافِيّاً، ويتّم فيه توضِيح الموقِف، وإبراز إيجابياتُه وسلبياتُه، ويُمكِن عرض وجْهات النّظَر والأفكار في هذا المُستنَد.
كيفيّة كتابة التّقرير:
هناك عدّة خُطوات يجب اتّباعِها لإعداد التّقرير بطريقة صحيحة، وبنية مُتكامِلة، كي يظهر بأسلوب راقٍ، وهي:
جمع وتنظيم المعلومات، بحيثُ تكون معلومَات دقيقة، ويتم تجميعَهَا بشكِل كامِل.
تحديد الأفكار الرّئيسة والفِرعيّة كي يُسّهل على القارئ فهِم التّقرير.
كتابِة المُسودّة الأولى للتّقرير للقِيام بالتّعديلات المُناسِبة بعد الانتهاء من تحضيره.
إعادة كِتابة المُسودّة لتظهَر بالشّكِل النّهائِي.
قِياس قابليّة التّقرير للقراءة والفَهِم وعدم وجود خلَل في الأفكار. ا
لتدّقيق ومُراجعة الكلمات، والتأكُد منْ أنّ الكِتابة صحيحة، والعناوين مُناسِبة للفقرَات. تصحيح الطّباعة، إذ لا بُدّ من مُراعاة الطّباعة بشكِل جيد وواضِح كي يتسّنى للقارِئ الفَهِم الكامِل للتّقرير.
مَراحِل كتابة التّقرير :
تعتمد كتابة التقدير الجيّد على مراحل أساسية، وهي:
- مرحلة الإعدَاد : تكُون في هذه المَرحلَة لتحديد الإطّار العامْ للتّقرير، وتحديد الموضُوع والمجال الذي سيُغطّيه، وأيضاً معرِفة الهدَف منْ كتابة التّقرير وما يُمكِن أنْ يتحقّق من ورائه، ولا بُدّ منْ تحديد الجِهة أو الشّخص التي سيُقدّم لها التّقرير ومدى الحاجة له، ويجِبْ تحديد الاستخدامَات المُتوقّعة منْ كِتابة التّقرير، وأخيراً، تحديد معلومات التّقرير والبِدء بترتيب أفكارِها.
-مرحِلة التّنظيم ويتّم في هذه المرحلة تصميم وتحديد الأفكَار الرّئيسة، ووضع العناوين الرّئيسة والفرّعِية المُناسِبة لفقرات التّقرير، بحيث تكون الفقرات مُنظّمة ومُتسّلسِلة مَنطقِياً، ولا بُد من الانتِباه للهيكَل العام للتّقرير، فيجب أنْ يحتوي على البِدايّة، والعرض، والخاتِمة.
-مرحِلة الكتابة وهي أهم مرحلة، ويتّم فيها كِتابة التّقرير، ومنْ الأفضَل أنْ يتّم كتابتُه على شكِل مُسودّة ومُراجعتُه قبل أنّ يتّم إرسالُه، ويجب أثناء الكِتابة الاهتِمام بقواعِد اللغة وأساليب الكتابّة، ولا بُدّ أنْ يكون التّقرير واضِحاً ومُلخَصّاً وكامِلاً، وأنْ يكون أسلوب الكتابة مُناسِباً للقارِئ.
- مرحلة المُراجِعة يجب مُراجِعة التّقرير والتّأكُد من سلامة الكتابة وسلامِة البّنيّة واللُغة، ووضح النّص، وأنّ تنظيم التّقرير منطقِي، والأفكار فيه مُتسلسِلة بشكل يُفهمُه القارئ. خصائصْ التّقرير الجيّد لا بُدّ من توفر بعض الخصائِص كي نحصُل على تقريرٍ جيّدٍ، منها:
- أنْ يكون التّقرير ذا هدف: فلا يُمكِن كتابة تقرير دون وجُود أيْ غرضْ منْ كتابتُه، أو يُوجِد به معلومات مُكرّرة، أو يحتوي على آراء تمّ رفضِها مُسبَقاً.
-أنْ يكون التّقرير مُوجِزاً: حيث إنّ إيجازُه لا يكون على حِساب الإخْلال بالموضوع، لأنّ موضوع التّقرير يجب أنْ يكون شامِلاً وكامِلاً وواضِحاً.
-التأكّد من التّوثيق، ودعِم موضوع التّقرير بمُعطيّات حقيقيّة وغير مُتحيّزَة؛ لتّمكِين القارِئ منْ اتّخاذ قرارات موضوعيّة وغير مُتحيّزَة.
-لا بُدّ منْ كتابة التّاريخ في التّقرير لمعرِفة المُدّة الزّمنيّة التي يُغطِيها.
- أنّ يحتوي التّقرير على توصِيّات واقتراحَات بما يُمكِن عملُه، والإجراءات الواجِب اتخاذِها، وهذه منْ الأمور المُهّمة التي تجعل كاتِب التّقرير يُشارِك في رأيه. أنّ يحتوي التّقرير على توضِيحات:
مثل الخرائِط، أو الرُسُوم البيانيّة التوضّيحية؛ لأنّه يُقال الصُورة أفضل من ألفِ كلِمة.
- البُعدْ الزّمنِي: وهي الفترة التي يُغطِيها التّقرير ووقتْ عرض التّقرير، فكُلّما كان وقت العَرْض قريباً منْ نِهاية فترة التّغطِيّة كانت الفائِدة أكبر لإمكانيّة الانتِفَاع بالتّقارِير في عمليات التّخطِيط للمُستقبَل.
- الشُموليّة: أي يجِب على التّقرير أنْ يُغطِي كافِة جوانب الموضوع دونَ أنْ يُنقصُه شيء، لتوصِيل الفِكرَة بشكِل جيّد للقارِئ، ويكون التّقرير مُحتويّاً على كافِة الأسئِلة التي قد تدُور في ذِهِنْ القارِئ.
- الدّقَة: بحيث يجب أنْ يحتوي التّقرير على بيانات ومعلومات دقيقة لا يشوبَها الشّكْ، وهذا عامِل أساسِي لكِتابة التّقرير، ويجب أنْ تكون البيانات صحيحَة وقابِلة للتّصدِيق من قِبل القارِئ، لذلك لا بُد لكاتِب التّقرير الإشارة إلى مصدَر المعلومات في التّقرير؛ كي يكسَب ثِقة القارِئ، ويكون مُعتمِداً على التّقرير في اتّخاذْ القرارات.
- الحجِم المُناسِب: بحيثُ لا يكون التّقرير طويلاً جِدّاً ومُمِّلاً، أو قصيراً جدّاً ولا يشرح جوانِب الموضوع بشكِل كامِل، لا بُد أنْ يكون حجِم التّقرير بحسب الموضوع وأهميتُه، ولا بُدّ من التركيز على الاختِصار والإسْهَاب دون الإخْلال بالفهِم العامْ للتّقرير.
- الإقنَاع: إنّ التّقرير الجيّد هو التّقرير القادِر على الإقناع بالرّأي أو التّوصِيّة المكتوبة فيه، وتُساعِد كفاءة الكاتِب، وقُدرتُه على التّحليل والاستنتاج، وعرضْ الأفكار بطريقَة سَلِسَة على جعل التّقرير مُقنِعاً.
- العَرْض: أسلوب العَرْض الذي تمّ به التّقرير يُساعِد على الحُكم المُباشِر بمدى جودِة التّقرير، ناهِيكَ عنْ تسهِيل المَهَمّة على القارِئ، ولا شكّ أنّ ترتِيب الأفكار بشكِل منطِقِي، ووجود عناوين رئيسة وفرعيّة، وطُرُق ثابِتة للتّرقيم، واستخدَام وسائل إيضَاح جيّدة، كل هذا من شأنِه أن يرفَع من كفاءة وأسلوب عرضْ التقرير. -الموضوعيّة: فلا يجب أنْ تطغَى المُؤثّرات الشّخصيّة على موضوع التّقرير كي لا يُصبح ضعيفاً ولا يُؤخذ به، ولا يجب أنْ نسمَح لمواقَفَنا وآرائنا الشّخصية بأنّ تُحدّد شكل المعلومات التي نعرِضُها.
الهدَف منْ التّقرير غالباً يكون الهدَف منْ التّقرير هو نقِل المعلومات، ويستخدِم كوسيلة لتقديم التّوصِيات والاقتراحَات، وللتّقرير أسلوب مُعيّن في الكتابة، لذلك يجب أنْ يتوفّر في التّقرير الوضُوح، وأنْ يكون سَهلاً ويُمكِن فهمِه واستيعابُه، وأنْ يكون مُوجزاً، ويوضِّح الغرض من كتابتِه باختِصار، وأن يكون كامِلاً؛ أيْ يُغطِّي كافّة جوانِب الموضوع المكتوب، وأنْ يكون دقِيقاً بمعنى أن يحتِوي على معلومات صحيحَة وحقيقيّة.
فلا يُمكن أنْ يكون التّقرير بلا هدف، لِما كان ذا أهميّة كبيرة في حياتِنا اليوم، ويهدِف التّقرير إلى إعلام الغيْر بحالَة أو معلومَة، ويُمكِن منْ خلال التّقرير تحريك سلوك شَخصْ مُعيّن عن طريق إقناعُه بشيء مُعيّن، مثلاً تقرير طِبيّ يُقنِع المستشفى بسُرعة إجراء عمليّة جِراحية لشخِص ما. كما يهدِفْ التّقرير إلى عرض نتائِج بحث أو دِراسة لموضوع مُعيّن، أو مُشكِلة مُعيّنة يستفيد منها الآخرين.
أهميّة التّقرير :
تبرُز أهميّة التّقرير منْ أنه وسيلة اتصال جيّدة، ويُفيد في التّوثِيق وتسجيل الأحدَاث والوقائع والمعلومات، والتي يُمكِن الرُجوع إليها والاستِفادة منها.
والتّقارِير من أكثر الوسائل التي تُساعِد على فهِم واستِيعاب المعلومات والحقائِق؛ لأنّه ذو بِنيّة مُعتدِلة بخَلاف باقي أساليب الاتصّال، وتتضّح أهميّة التّقرير من النمو الذي لاقاه في كثير منْ العمليّات في مجال الأعمال والتّعليم.
وبما أنّ التّقارير تحتوي على معلومات واقتِراحات أو توصِيّات، فهي قد تُفيد في إجراء تغيّرات في بعض الإجراءات، أو السّياسّات لشرِكة، أو مؤسسة، وتُوضِّح أماكن الخَلَل فيها.
والتّقارير تُعطِي تنبيه بالحاجَات النّاقِصة والتي لا بُدّ من وجُودها، سواء كان التّقرير إدارِيّاً، أو طِبيّاً، أو غيره. ويُمكن جعلْ التّقارير مِقياساً لمدى الإنجاز، وتطبِيق معايير الأداء، حيثْ إنّ التّقارير تُشكّل نوع منْ الرّقابة خاصّة في الأعمال الإداريّة، وتُفِيد في معرِفة حجم الجُهْد المبذول، ومدى تحقُق الهدف في أمرٍ ما، ومنْ خلال التّقارير يُمكِن معرِفة السّلبيات والإيجابيّات، ونِقاط الضّعْف والقُوة، والاستِفادة منها مُستقبليّاً.
-
أزال أحد مشرفي المدونة هذا التعليق.
ردحذف